Verfahrensangaben

Preiskriterium für "Bestangebots-Quotienten-Methode"

Zur Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufes im Rahmen der Projektumsetzung und Implementierung der Vertragsmanagementsoftware und zur Sicherstellung einer qualitativ hochwertigen Umsetzung hat der Bieter mit seinem Angebot ein Konzept zur Auftragsumsetzung mit einem Umfang von max. 4 DIN A4 Seiten einzureichen. In der Darstellung ist für das konkrete Vorhaben insbesondere auf folgende Aspekte einzugehen:

- Projektorganisation, Terminüberwachung und -steuerung
- Umgang mit Individualprogrammierungen
- Erreichbarkeit in den Projektphasen
- Vertretungsregelung und Sicherstellung des Wissenstransfers im Vertre-tungsfall

Der KVBW kommt es insbesondere auf die Plausibilität und Nachvollziehbarkeit der Darstellung an.
Hinweis: Das Konzept wird Vertragsbestandteil und demzufolge Gegenstand der geschuldeten Leistung.

Zur Sicherstellung eines reibungslosen Betriebs im Rahmen der Vertragsumsetzung hat der Bieter mit seinem Angebot ein Konzept zum Betrieb im Umfang von max. 4 DIN A4 Seiten einzureichen.
In der Darstellung ist für das konkrete Vorhaben insbesondere auf folgende Aspekte einzugehen:

- Wie ist der Support im Rahmen des Betriebs gestaltet?
- Wie ist das Vorgehen bei der Bearbeitung von Störungsmeldungen?
- Kommunikationskanäle

Der KVBW kommt es bei der Darstellung insbesondere auf die Plausibilität und Nachvollziehbarkeit an, wie der Bieter mit nicht vorhersehbaren Ereignissen umgeht, die den Regelprozess beeinträchtigen

Hinweis: Das Konzept wird Vertragsbestandteil und demzufolge Gegenstand der geschuldeten Leistung.

1. Befähigung zur Berufsausübung (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): - Kopie der Anmeldungs- bzw. Eintragungsbescheinigungen zum Nachweis der ordnungsgemäßen Gewerbeanmeldung / -ummeldung bzw. Eintragung ins Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Herkunftslandes; andernfalls vergleichbarer Nachweis für die Existenz und den Gegenstand des Unternehmens des Bieters/jedes Mitglieds der Bietergemeinschaft.

Der Auszug aus dem Handelsregister / vergleichbare Nachweis darf zum Zeitpunkt des Schlusstermins für den Eingang der Angebote nicht älter als 12 Monate sein.

- Erklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. §§ 123, 124 GWB
- Sofern erforderlich: Bietergemeinschaftserklärung,
Nachunternehmererklärung, Nachunternehmerverpflichtungserklärung

2. Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): - Erklärung über den Gesamtumsatz des Bieters/der Bietergemeinschaft und den Umsatz für den zu vergebenden Leistungen entsprechenden Dienstleistungen in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren.

- Eigenerklärung über den Bestand bzw. die Erhöhung bzw. den Abschluss einer Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Mindestdeckungssumme je Versicherungsfall und Versicherungsjahr für Sach-, Vermögens- und Personenschäden in Höhe von 5.000.000 EUR,

3.0 Technische und berufliche Leistungsfähigkeit (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Erklärung über die Anzahl des Gesamtpersonals der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre und die Anzahl der Beschäftigten, die in den letzten drei Geschäftsjahren am entsprechenden Standort eingesetzt worden sind.

Benennung der für die Projektumsetzung vorgesehenen Projektleitung und deren Stellvertretung inkl. Einreichung der Kurzlebensläufe mit nachfolgenden Mindestanforderungen:

Aus den Kurzlebensläufen der Projektleitung und der stellv. Projektleitung muss Folgendes hervorgehen:

- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift. Bei Nichtmuttersprachlern ist dies durch einen deutschen Schulabschluss oder den Nachweis der Deutschkenntnis-se entsprechend des (GER: Gemeinsamer europäischer Referenzrahmen für Sprachen) auf dem Niveau C1 nach-zuweisen und

- Min. zwei Jahre Berufserfahrung im Bereich des IT-Projektmanagements

3.1 Referenzen (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): - Mindestens 3 Referenzen aus den letzten 3 Kalenderjahren, welche mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar ist, vgl. Dokument "Referenzbogen"

Zu den Referenzen sind die folgenden Angaben zu machen:

- kurze Beschreibung des Referenzprojekts,

- Name und Adresse des Referenzauftraggebers sowie Benennung eines Ansprechpartners mit Kontaktmöglichkeit beim Referenzauftraggeber,

- Zeitraum (tt.mm.jjjj - tt.mm.jjjj) der erbrachten Leistungen

- Mindestanforderungen gem. 3.3.2.1 der Bewerbungsbedingungen müssen erfüllt sein. Als vergleichbar gelten diese, wenn die Größenordnung der referenzierten Projektumfänge dieser Ausschreibung möglichst nahekommen. Dies ist der Fall, wenn die Referenzen mindestens folgende Eigenschaften erfüllen:

- Referenzprojekt über die Bereitstellung eines Vertragsmanagementsystem mit einer abgeschlossenen Projektlaufzeit von min. 12 Monaten. Die Gesamtlaufzeit des Referenzprojektes kann noch andauern
- Einrichtung von mindestens 20 Lizenzen
- In mindestens einem Referenzprojekt muss ein Vertragsmanagementsystem mit mehreren Mandanten (multimandantenfähig) eingerichtet worden sein.
- In mindestens zwei Referenzen muss im Vertragsmanagementsystem ein Customizing, anhand von Individualisierungsanforderungen des Referenzgebers, im Rahmen der Implementierung der Software erfolgt sein.

3.2 ISO Zertifizierung oder vergleichbar (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Nachweis über die Zertifizierung des Rechenzentrums ISO/IEC 27001 oder Nachweis einer vergleichbaren Zertifizierung. Als vergleichbar gelten nachfolgende Zertifizierungen: TISAX, ISAE-3402 (SOC II), der BSI-Grundschutz oder Zertifizierungen im Bereich Cyber Security oder Data Security.

Dieser Nachweis kann durch Vorlage einer Kopie des Zertifikates erfolgen.

Referenzen - Zur Beurteilung der beruflichen Leistungsfähigkeit hat der Bieter/die Bietergemeinschaft min. drei vergleichbare Referenzen aus den letzten 3 Kalenderjahren einzureichen. Als vergleichbar gelten diese, wenn die Größenordnung der referenzierten Projektumfänge dieser Ausschreibung möglichst nahekommen. Dies ist der Fall, wenn die Referenzen mindestens folgende Eigenschaften erfüllen:

- Referenzprojekt über die Bereitstellung eines Vertragsmanagementsystem mit einer abgeschlossenen Projektlaufzeit von min. 12 Monaten. Die Gesamtlaufzeit des Referenzprojektes kann noch andauern

- Einrichtung von mindestens 20 Lizenzen

- In mindestens einem Referenzprojekt muss ein Vertragsmanagementsystem mit mehreren Mandanten (multimandantenfähig) eingerichtet worden sein.

- In mindestens zwei Referenzen muss das Vertragsmanagementsystem durch Individualisierungsanforderungen des Referenzgebers ein Customizing im Rahmen der Implementierung der Software erfolgt sein.

Die Bewertung der Referenzen erfolgt auf der Grundlage des nachfolgenden Maßstabes:

1. Referenz in Bezug auf Lizenzen, maximal 50 Punkte erreichbar:

Welchen Lizenzumfang (Summe der Nutzerlizenzen mit Lese- bzw. Schreibberechtigung) umfasste das Referenz-Projekt?

Ab 501 Lizenzen
251 Lizenzen bis 500 Lizenzen
101 Lizenzen bis 250 Lizenzen
21 Lizenzen bis 100 Lizenzen.
20 Lizenzen

2. Referenz in Bezug auf kundenspezifische Anpassungen, maximal 50 Punkte erreichbar:

Wurden im Rahmen des Referenzprojekts vom Anbieter kundenspezifische Anpassungen des Vertragsmanagementsystems vorgenommen?

Ja, Customizing
Nein, kein Customizing

Für die Einrechnung der Referenzen hat der Bieter / die Bietergemeinschaft das Dokument Referenzbogen zu verwenden.

Pro eingereichte Referenz sowie auch bei der Einreichung von mehreren Referenzprojekten sind maximal 100 Punkte erreichbar. Die jeweilige Referenz wird mit der Höchstpunktzahl von 100 Punkten bewertet, wenn die nachfolgenden Kriterien vollständig und kumulativ innerhalb des dargestellten Referenzprojektes realisiert worden sind. Sofern die nachfolgenden Kriterien je Referenz nur teilweise erfüllt sind, errechnet sich die Punktzahl aus der Summe der vergebenen Einzelpunkte.

Die erreichte Gesamtpunktzahl für alle Referenzen errechnet sich aus der Gesamtsumme der in den jeweiligen Einzelreferenzen erreichten Punkte geteilt durch die Anzahl der eingereichten Referenzen.