Abschluss einer Rahmenvereinbarung von Tagungsräumlichkeiten für die Personalversammlung der KVBW
Abschluss eines Rahmenvertrags über die Zurverfügungstellung von Tagungsräumlichkeiten für min. 800 Teilnehmende.
Die KVBW organisiert pro Jahr eine Personalversammlung, sodass in 4 Jahren 4 Veranstaltungen stattfinden sollen.
Die KVBW geht von einem geschätzten Auftragsvolumen in Höhe von 239.200 Euro und einem Höchstauftragsvolumen in Höhe von 294.400 Euro aus.
Die KVBW beabsichtigt den jeweiligen Rahmenvertrag mit 3 Auftragnehmern abzuschließen. Der Abruf der entsprechenden Leistungen erfolgt in Form des nachfolgend beschrieben Prozesses:- Die in einem Rahmenvertrag befindlichen Rahmenvertragspartner werden unter Benennung des konkreten Bedarfs, der geplanten Teilnehmerzahl und den sonstigen Rahmenbedingungen zur jeweiligen Veranstaltung einheitlich angeschrieben und zur Rückmeldung der Kapazitäten aufgefordert.- Die Rahmenvertragspartner haben daraufhin zu prüfen, ob entsprechende Kapazitäten vorhanden sind, ob die Veranstaltung zu dem geplanten Termin entsprechend der vertraglich geschuldeten Leistung umgesetzt werden kann und lassen der KVBW innerhalb der im Anschreiben definierten Frist eine Rückmeldung zukommen.- Die Auswahl des Rahmenvertragspartners erfolgt in erster Linie nach der Verfügbarkeit der Veranstaltungsräumlichkeiten. - Bei der Verfügbarkeit mehrerer Veranstaltungsräumlichkeiten erfolgt die Auswahl nach dem wirtschaftlichsten Angebot des Ausschreibungsverfahrens. Sollten für einzelne Abrufe zusätzliche Leistungen, die über die Mindestanforderung gemäß dieser Leistungsbeschreibung hinausgehen, gewünscht werden, so werden diese im Rahmen der Anfrage konkret benannt. In diesen Fällen erfolgt die Auswahl des zu beauftragenden Rahmenvertragspartners auf Basis des günstigsten Angebots.
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Die Tagungsräumlichkeiten müssen in Baden-Württemberg liegen. Die Räumlichkeit ist mit dem Auto von den Bezirksdirektionen (FR, KA, RT, ST) in max. 2,5 Stunden (laut Google-Routenplaner bei normalen Verkehrsaufkommen) erreichbar, vgl. Anlage 1 Leistungsbeschreibung Ziffer 4.1.
Preiskriterium für "Bestangebots-Quotienten-Methode"
Der KVBW kommt es bei der Durchführung von Tagungsveranstaltungen in den Räumlichkeiten des Auftragnehmers auf eine effektive Kommunikation, eine professionelle Organisation der Tagungen und eine zugewandte Betreuung vor Ort an. Erstellen Sie daher bitte auf max. 3 DIN A4 Seiten ein Konzept zur Veranstaltungsorganisation.In der Darstellung ist insbesondere auf folgende Punkte einzugehen:
- Wie werden die Veranstaltungen nach Eingang einer Reservierung durch die KVBW organisiert, sodass am Veranstaltungstag alle Anforderungen erfüllt werden? - Wie wird mit individuellen zusätzlichen Anforderungen der KVBW umgegangen (z.B. kurzfristig zusätzliche bzw. weniger Teilnehmer? - Welche Möglichkeiten bestehen, um einen möglichst störungsfreien Ablauf der Veranstaltung zu unterstützen (z.B. Bereitstellung der Verpflegung in einem separaten Raum)? - Wie wird ein strukturierter Umgang mit gemeldeten Mängeln und/oder Beschwerden gewährleistet?- Wie sieht das Kontrollmanagement für mitgeteilte Mängel aus?Der KVBW kommt es dabei insbesondere auf die Plausibilität und Nachvollziehbarkeit der Darstellungen an.
Hinweis: Das Konzept wird Vertragsbestandteil und somit Teil der geschuldeten Leistung.
Der KVBW kommt es bei der Verpflegung der Teilnehmenden auf ein vielfältiges und gesundes Speisenangebot an, welches besondere gesundheitliche Aspekte und Ernährungsentscheidungen berücksichtigt. Stellen Sie auf max. 3 DIN A4 Seiten ein Verpflegungskonzept dar. Gehen Sie dabei insbesondere auf folgende Fragen ein:
- Wie werden die alternativen Ernährungsformen für Vegetarier, Veganer, Diabetiker und Allergiker gewährleistet? - Wie wird eine abwechslungsreiche Ernährung sichergestellt?- Wie wird eine nachhaltige Verpflegung beispielsweise durch die Verwendung von Bio, regionalen und saisonalen Produkten sichergestellt?- Gibt es weitere nachhaltige Maßnahmen, um Lebensmittelverschwendung zu reduzieren oder andere umweltfreundliche Ansätze, die im Bereich der Verpflegung umgesetzt werden?
Der Bieter übermittelt mit Konzeptabgabe eine Liste mit allen Getränken, die durch die Tagungspauschale abgedeckt sind. Die Getränkeliste ist nicht Bestandteil der obengenannten Seitenbegrenzung.
Der KVBW kommt es dabei insbesondere auf die Plausibilität und Nachvollziehbarkeit der Darstellungen an. Hinweis: Das Konzept wird Vertragsbestandteil und somit Teil der geschuldeten Leistung.
Bitte geben Sie den Sanierungsrückstand in Bezug auf die Tagungsräume in Prozent an. Die Angabe bezieht sich nur auf eine Zahl für sämtliche Sanierungsrückständen.
Hinweis: Prozentspannen (von - bis) oder mehrere Prozentangaben werden nicht gewertet.
Hinweis: Für die Besichtigung gelten die unter Ziffern 8.3 und 9 in der "Aufforderung zur Angebotsabgabe" näher definierten Anforderungen und Rahmenbedingungen. Aufgrund der Besichtigung wird die Veranstaltungsräumlichkeit anhand folgender Kriterien gem. Ziffer 8.3 bewertet:
- Veranstaltungsräumlichkeit: (max. 28 Punkte) o Wie wirkt die Ausstattung (sauber und gepflegt)? o Gibt es Bereiche zur freien Nutzung/Verfügbarkeit?o Wie sind die Umgebungsgeräusche innerhalb der Veranstaltungsräumlichkeit?o Über welche technische Ausstattung verfügen die Räumlichkeiten, die über die unter Ziffer 4.3 der Leistungsbeschreibung Anlage 1 definierten Mindestanforderungen hinausgehen?
- Lage: (max. 12 Punkte) o Wie ist die Lage der Veranstaltungslocation (ruhig / direkt an einer Autobahn oder einer mehrspurigen Straße)? o Wie ist die Parkplatzsituation sowohl für PKW als auch für Reisebusse (eigene Parkplätze / Parkplätze in der Umgebung, Tiefgarage oder überdachte Parkplätze / E-Ladestationen)?
Die KVBW benötigt für die jährliche Personalversammlung einen geeigneten Veranstaltungsraum. Eine vorgegangene Ausschreibung musste gem. § 63 VgV aufgehoben werden. Damit eine rechtzeitige Versorgung für dieses Jahr noch gewährleistet werden kann, ist ein beschleunigtes Verfahren gem. § 15 Abs. 3 VgV durchzuführen.
Ein Nachprüfungsantrag zur Vergabekammer ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Nr. 4GWB). Erkennt ein Bewerber Verstöße gegen Vergabevorschriften, so hat er diese innerhalb von 10 Tagen nach Kenntniserlangung gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. §§ 134 und 160 Abs. 3 GWB bleiben unberührt.
Zur Abgabe eines Angebots sind zwingend die Formblätter zu verwenden, die vom Auftraggeber gestellt werden. Diese können über den Download abgerufen werden.
Die Nachforderung von fehlenden Unterlagen erfolgt gem. § 56 VgV
Ausschlussschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB
1. Befähigung zur Berufsausübung (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): - Kopie der Anmeldungs- bzw. Eintragungsbescheinigungen zum Nachweis der ordnungsgemäßen Gewerbeanmeldung / -ummeldung bzw. Eintragung ins Berufs- oder Handelsregister nach Maßgabe der Rechtsvorschriften des Herkunftslandes; andernfalls vergleichbarer Nachweis für die Existenz und den Gegenstand des Unternehmens des Bieters/jedes Mitglieds der Bietergemeinschaft.
Der Auszug aus dem Handelsregister / vergleichbare Nachweis darf zum Zeitpunkt des Schlusstermins für den Eingang der Angebote nicht älter als 12 Monate sein.
- Erklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen gem. §§ 123, 124 GWB- Sofern erforderlich: Bietergemeinschaftserklärung,Nachunternehmererklärung,Nachunternehmerverpflichtungserklärung
2. Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): - Erklärung über den Gesamtumsatz des Bieters/der Bietergemeinschaft und den Umsatz für den zu vergebenden Leistungen entsprechenden Dienstleistungen in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren.
- Eigenerklärung über den Bestand / Abschluss einer gültigen Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckungssumme von mindestens 5.000.000 EUR je Schadens-fall für Personen- und Sachschäden und einer Deckungssumme von min. 1.000.000 EUR je Schadensfall für Vermögensschäden.
3.0 Technische und berufliche Leistungsfähigkeit (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Erklärung über die Anzahl des Gesamtpersonals der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre und die Anzahl der Beschäftigten, die in den letzten drei Geschäftsjahren am entsprechenden Standort eingesetzt worden sind.
Benennung des vorgesehenen Ansprechpartners sowie einer Stellvertretung.
3.1 Referenzen (Mit dem Angebot; Mittels Eigenerklärung): Mindestens eine Referenz über einen im Umfang vergleichbaren Auftrag aus den letzten drei Kalenderjahren unter Angabe des Auftraggebers, der Anzahl der Übernachtungen bzw. der Teilnehmenden, Ausführungszeitraums und Ansprechpartners inkl. inkl. Kontaktmöglichkeit.
Als vergleichbar gilt ein Auftrag, wenn die nachstehend definierten Anforderungen erfüllt sind:- In der Veranstaltungsräumlichkeit wurde mindestens eine eintägige betriebliche Veranstaltung für mindestens 800 Teilnehmende durchgeführt. Außerdem wurde eine Veranstaltungsverpflegung (= min. eine Getränkeauswahl zur Begrüßung sowie während der Veranstaltung, und ein Nachmittagskaffee sowie ein Mittagessen in Buffetform) zur Verfügung gestellt.
Gesamtschuldnerisch haftend mit bevollmächtigtem Vertreter
Einzureichende Unterlagen:
- Verpflichtungserklärung zur Tariftreue und Mindestentlohnung für Bau- und Dienstleistungen nach den Vorgaben des LTMG Baden-Württembergs- Datenschutz- und Vertraulichkeitserklärung der KVBW - Erklärung zu EU-Sanktionen bzgl. Russland gem. Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022