3.1 Referenzen (Mit dem Teilnahmeantrag; Mittels Eigenerklärung): Zur Beurteilung der beruflichen Leistungsfähigkeit hat der Bieter / die Bietergemeinschaft min. jeweils eine Referenz des Projektleiters und dessen Stellvertretung aus den letzten 5 Kalenderjahren einzureichen. Als vergleichbar gelten diese, wenn die Größenordnung des Projektumfangs dieser Ausschreibung möglichst nahekommen. Dies ist der Fall, wenn die Referenzen mindestens folgende Eigenschaften erfüllen:
- Erfolgreiche Einführung der eAkte oder eines DMS in einer öffentlichen Verwaltung und Integration des DMS in bestehende Fachanwendungen der Körperschaft (z.B. Finanzsoftware, Mitgliederverwaltungssystem, Vorgangsbearbeitungssystem) sowie in die Standard-IT-Infrastruktur (z.B. Active Directory, Office-Produkte)
(Mit "Organisationen in der öffentlichen Verwaltung" sind alle Organisationen und Einrichtungen gemeint, in denen die Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung Gültigkeit besitzen. Mit "Einführung eAkte" sind Projekte gemeint, in denen ein DMS produktiv gesetzt wurde, welches die gesetzlichen Vorgaben in Bezug auf die elektronische Aktenführung (Revisionssicherheit) erfüllt.)
- Erfüllung der Prinzipien der Revisionssicherheit gemäß den Grundsätzen ordnungs-gemäßer Aktenführung (GoA) und den weiteren einschlägigen Vorgaben
(Landesarchivgesetze, E-Government-Gesetze des Landes, SGB X, GoBD)
- Rollenbasierte Konzepte und Strukturen wurden erstellt, die den Anforderungen des Sozialgesetzbuches (SGB X) und der DSGVO genügen.
- Für den Projektleiter und den stellvertretenden Projektleiter ist jeweils mindestens eine Referenz einzureichen, in der ein Projekt unter Verwendung von d.velop-Tech-nologie (d.3-Plattform, d.3-Architektur) realisiert wurde.
- Für den Projektleiter und den stellvertretenden Projektleiter ist jeweils mindestens eine Referenz einzureichen, in der ein Projekt unter Verwendung von Künstlicher Intelligenz (KI) z. B. zur automatisierten Texterkennung, zur Dokumentenklassifikation bzw. zur Steigerung der Effizienz und zur Automatisierung von Prozessen realisiert wurde.
Die Bewertung der Referenzen erfolgt auf der Grundlage des nachfolgenden Maßstabes:
a) In wie vielen Referenzprojekten wurden die Prinzipien der Revisionssicherheit gemäß den Grundsätzen ordnungsgemäßer Aktenführung (GoA) und den weiteren einschlägigen Vorgaben erfüllt?
- Bis zu zwei Referenzprojekte 0 Punkte
- Mehr als zwei Referenzprojekte 10 Punkte
b) In wie vielen Referenzprojekten wurden rollenbasierte Konzepte und Strukturen er-stellt, die den Anforderungen des Sozialgesetzbuches (SGB X) und der DSGVO genügen?
- Bis zu zwei Referenzprojekte 0 Punkte
- Mehr als zwei Referenzprojekte 10 Punkte
c) In wie vielen Referenzprojekten wurde die Software d.3 eingesetzt?
- Ein Referenzprojekt 0 Punkte
- Zwei Referenzprojekte 5 Punkte
- Mehr als zwei Referenzprojekte 10 Punkte
d)In wie vielen Referenzprojekten wurde Künstliche Intelligenz (KI) eingesetzt?
- Ein Referenzprojekt 0 Punkte
- Zwei Referenzprojekte 5 Punkte
- Mehr als zwei Referenzprojekte 10 Punkte
Die Bewertung der beruflichen Qualifikation jeweils des Projektleiters und der Stellvertretung erfolgt auf der Grundlage des nachfolgenden Maßstabes:
a) Wie viele interdisziplinäre Projektteams wurden bis zum Projektabschluss geführt?
- Ein interdisziplinäres Projektteam 0 Punkte
- Zwei interdisziplinäre Projektteams 5 Punkte
- Mehr als zwei interdisziplinäre Projektteams 10 Punkte
b) Wie viel Erfahrung besteht in der Interaktion mit der Organisations- und Verwaltungsleitung?
- Ein Jahr 0 Punkte
- Bis einschließlich drei Jahre 5 Punkte
- Mehr als drei Jahre 10 Punkte
c) Wie viel Erfahrung besteht in der Aufarbeitung von Entscheidungsbedarfen für ein Lenkungsgremium?
- Ein Jahr 0 Punkte
- Bis einschließlich drei Jahre 5 Punkte
- Mehr als drei Jahre 10 Punkte
d) Wie viele Konzepte zur Einführung der elektronischen Akte wurden erfolgreich um-gesetzt?
- Zwei Konzepte 0 Punkte
- Drei Konzepte 5 Punkte
- Mehr als drei Konzepte 10 Punkte
e) Wie viel Erfahrung besteht mit gängigen Change-Management-Methoden, welche in Projekten angewendet wurden?
- Ein Jahr 0 Punkte
- Bis einschließlich fünf Jahre 5 Punkte
- Mehr als fünf Jahre 10 Punkte
f) Inwieweit besteht die ausgeprägte KI-Kompetenz?
- i.V.m. Dokumentenmanagementsystem und wurde bereits in einem Projekt umgesetzt 0 Punkte
- i.V.m. Dokumentenmanagementsystem und wurde bereits in min. zwei Projekten umgesetzt 10 Punkte
Für die Einrechnung der Referenzen hat der Bieter / die Bietergemeinschaft das Dokument Referenzbogen zu verwenden.
Die Referenzen werden mit der Höchstpunktzahl von 40 Punkten bewertet, wenn die nachfolgenden Kriterien vollständig und kumulativ innerhalb der dargestellten Referenzprojekte realisiert worden sind. Die berufliche Qualifikation des Projektleiters wird mit einer Höchstpunktzahl von 120 Punkten bewertet, wenn die nachfolgenden Kriterien voll-ständig und kumulativ innerhalb des eingereichten Dokuments "Information zu Projektleitung" erfüllt werden. Sofern die nachfolgenden Kriterien der Referenzen oder der beruflichen Qualifikation nur teilweise erfüllt sind, errechnet sich die Punktzahl aus der Summe der vergebenen Einzelpunkte.
Maximal kann der Bewerber eine Gesamtpunktzahl von 160 Punkten erreichen.