Verfahrensangaben

Beratungs- und Unterstützungsleistungen zu den Themen Digitalisierung, Künstliche Intelligenz (KI), Change Management und IT-Infrastructure Operations & Transition.

Die zukunftsfähige Aufstellung der KVBW erfordert vor allen Dingen auch eine strategische Aufstellung zu den Megathemen Digitalisierung, Künstliche Intelligenz (KI), Change Management und IT-Infrastructure Operations & Transition. Daher sucht die KVBW eine Unternehmensberatung, die zu den genannten Themen berät und bei Bedarf bei der Umsetzung und Etablierung in der KVBW unterstützt.
Der Auftrag umfasst dabei nachfolgende Beratungs- und Unterstützungsleistungen.

3.1 Digitalisierung
Die Digitalisierung von Prozessen und Aufgaben in der KVBW erfordert eine ganzheitliche
Herangehensweise, die es erfordert, zunächst auf Basis der Unternehmensstrategie eine Strategie für die KVBW zur Digitalen Transformation und für die Digitalisierung zu erarbeiten. Konkret sind die folgenden Beratungsleistungen zu erbringen:

- Entwicklung einer Digitalisierungsstrategie für die KVBW
- Entwicklung einer Methodik zur Umsetzung der Digitalisierungsstrategie- Entwicklung und Etablierung eines Reifegradmodells für die KVBW
- Beratung zur Digitalisierung von Prozessen in der KVBW
- Identifizierung und Bewertung von Digitalisierungspotenzialen in der KVBW
- Vorbereitung, Durchführung & Nachbereitung von Workshops
- Leitung von Digitalisierungsprojekten

3.2 KI
Im Zusammenhang mit der Digitalisierung steht auch die Frage, wie die Nutzung von KI für die KVBW zielgerichtet und regularienkonform erfolgen kann. Konkret sind die folgende Beratungsleistungen zu erbringen:

- Erarbeitung einer KI-Strategie für die KVBW
- Unterstützung bei der Erstellung und Weiterentwicklung einer KI-Richtlinie für die KVBW
- Beratung zum Einsatz und zur Einführung von KI-Anwendungen in der KVBW
- Identifizierung und Bewertung von KI-Potenzialen in der KVBW
- Beratung im Hinblick auf den praktischen Umgang mit den Regulatorien im
KI-Umfeld (z.B. AI ACT, DSGVO)
- KI-Schulungen (im E-Learning-Format) gemäß EU-KI-Verordnung (EU AI Act)
- Vorbereitung, Durchführung & Nachbereitung von Workshops

3.3 Change Management
Im Zuge der Digitalisierung ist das Change Management ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Ziel ist es, diese Veränderungen erfolgreich zu gestalten und dabei sowohl die betrieblichen Abläu-fe als auch die betroffenen Mitarbeiter zu berücksichtigen. Konkret sind die folgenden Bera-tungsleistungen zu erbringen:

- Coaching, Sparring & Beratung zum Thema Change Management
- Vorbereitung, Durchführung & Nachbereitung von Workshops
- Entwicklung eines Change Management-Werkzeugkastens für die KVBW
- Etablierung von Change Management in der KVBW

3.4 IT-Infrastructure Operations and Transition
Die Beratung und Begleitung bei der Weiterentwicklung der IT-Infrastruktur konzentriert sich auf hybride Betriebsmodelle, die sowohl On-Premises- als auch Cloud-Lösungen integrieren. Der Kunde soll bei der Entwicklung passender Migrationsstrategien für bestehende IT-Infrastruktur-Services unterstützt werden. Zusätzlich erfolgt eine Hilfestellung bei der Erstellung konkreter Umsetzungskonzepte für IT-Infrastruktur-Projekte. Die IT-Systemarchitekten des Kunden sollen im Rahmen einer herstellerunabhängigen Beratung bei der strategischen Ausrichtung und architekturellen Modernisierung ihrer Systeme begleitet werden. Konkret sind die folgende Beratungsleistungen zu erbringen:

- Beratung und Begleitung bei der Weiterentwicklung der IT-Infrastruktur mit Fokus
auf hybride Betriebsmodelle (onPrem und Cloud)
- Unterstützung bei der Entwicklung von Migrationsstrategien für die bestehende
IT-Infrastruktur-Services
- Unterstützung bei der Erstellung von Umsetzungskonzepten für IT-Infrastruktur-
Projekte unter Einsatz geeigneter Tools und Frameworks
- Herstellerunabhängige Beratung bei der strategischen Ausrichtung und architekturellen Modernisierung für die IT-Systemarchitekten

Ein Nachprüfungsantrag zur Vergabekammer ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Nr. 4 GWB). Erkennt ein Bewerber Verstöße gegen Vergabevorschriften, so hat er diese innerhalb von 10 Tagen nach Kenntniserlangung gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. §§ 134 und 160 Abs. 3 GWB bleiben unberührt.

Auskunftsersuchen und Bieterfragen sind ausschließlich über das Bietertool "Kommunikation" auf der Vergabeplattform www.vergabeportal-bw.de einzureichen. Bieterfragen, die nach dem 02.04.2026, 23:59 Uhr eingehen, werden nicht mehr beantwortet. Der Auftraggeber weist darauf hin, dass interessierte Unternehmen im Falle von Bieterfragen und/oder notwendigen Änderungen an den Vergabeunterlagen nur kontaktiert werden können, wenn sie sich unter Angabe einer E-Mail-Adresse freiwillig bei der Vergabeplattform www.vergabeportal-bw.de registrieren. Soweit eine freiwillige Registrierung nicht erfolgt, können keine zusätzlichen Informationen übermittelt werden. Das Angebot ist mit den in dieser Bekanntmachung geforderten Nachweisen rechtzeitig (vgl. Ziffer 5.1.12), elektronisch mit fortgeschrittener oder qualifizierter Signatur ausschließlich über die Vergabeplattform www.vergabeportal-bw.de einzureichen. Zur Abgabe eines Angebotes sind zwingend die Formblätter zu verwenden, die vom Auftraggeber gestellt werden.