Gegenstand der Ausschreibung ist die vollumfängliche fachlich geprägte Projektleitung für die Einführung einer elektronischen Aktenführung (eAkte) mittels eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) in der Auftrag gebenden Körperschaft des öffentlichen Rechts. Das DMS-Produkt (d.velop AG) wurde bereits beschafft und befindet sich im operativen Einsatz.
Der Auftrag umfasst sowohl die fachliche als auch die organisatorische Projektleitung über alle Projektphasen hinweg, insbesondere: - Projektinitiierung,- Analyse der Ausgangssituation- Soll-Konzeption und Roadmap- Umsetzung und Einführung Die verantwortliche Person übernimmt dabei eine zentrale Rolle als Bindeglied zwischen dem Lenkungsgremium und dem Projektteam und trägt die operative Verantwortung für die Steuerung und Umsetzung des Projektes. Hierzu gehört insbesondere ein regelmäßiges, adressatengerechtes Reporting an das Lenkungsgremium über Projektfortschritt, Risiken, Abweichungen und Entscheidungsbedarfe.
Geschätzter Aufwand über die Projektlaufzeit: 450 PT
Die Grundlaufzeit beträgt 24 Monate. Der Auftraggeber kann den Vertrag einmalig um weitere 24 Monate verlängern.
Berücksichtigung des Preises durch die Wertungsmethode "Bestangebots-Quotienten-Methode"
Hinweis: Das Konzept wird Vertragsbestandteil und demzufolge Gegenstand der geschuldeten Leistung. Die vollständigen Präsentationsunterlagen sind mit Angebotsabgabe einzureichen. Sowohl die Projektleitung als auch die Stellvertretung müssen am Präsentationstermin zu erscheinen.
Die Projektleitung präsentieret mit Hilfe der Stellvertretung ein Konzept für das Change-Management bei der KVBW sowie eine Leitidee zur Umsetzung einer Kommunikationsstrategie und des Stakeholder-Managements im Rahmen eines Präsentationstermins mir der Dauer von 30 Minuten. Hierbei sind mindestens folgende Punkte einzubeziehen:Entwickeln Sie einen detaillierten Maßnahmenplan, der die Einführung eines neuen Dokumentenmanagementsystems (DMS) unterstützt und auf die unterschiedlichen Bedürfnisse und Perspektiven der verschiedenen Stakeholder eingeht.Bitte erläutern Sie, wie unterschiedliche Erwartungshaltungen an das bestehende DMS und dessen Funktionalität (bzw. dessen Nutzen) bei der Entwicklung des Plans berücksichtigt werden.Beschreiben Sie spezifische Maßnahmen, um die Akzeptanz des neuen Systems über alle relevanten Ebenen hinweg zu fördern und Widerstände gezielt zu adressieren. Erstellen Sie einen umfassenden Kommunikationsplan, der die regelmäßige und zielgerichtete Information aller relevanten Stakeholder (Führungskräfte, Endanwender) sicherstellt und die Akzeptanz des neuen Systems fördert.Geben Sie an, welche Kommunikationskanäle (z.B. Meetings, E-Mails, Workshops, Newsletter) zur regelmäßigen Information verwendet werden.Beschreiben Sie die Vorgehensweise zur aktiven Einbindung der Stakeholder in den Change-Management-Prozess und zur Förderung der Akzeptanz des neuen Systems.Berücksichtigen Sie in der Kommunikation den jeweils unterschiedlichen Wissensstand und die Erwartungen der Stakeholder.Stellen Sie dar, wie Sie Feedback von Stakeholdern einholen und in den weiteren Prozess integrieren wollen.
Zur Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufes im Rahmen der Vertragsumsetzung hat der Bieter mit seinem Angebot ein Konzept für einen vorgangsbezogenen Aktenplan mit einem Umfang von maximal 4 DIN-A4 Seiten in deutscher Sprache einzureichen. Achtung: nicht lesbare Inhalte, z.B. aufgrund zu geringer Schriftgröße, werden nicht gewertet!Der Aktenplan soll sich beispielhaft an Inhalte einer öffentlichen Verwaltung orientieren und eine klare Struktur für die Ablage und Verwaltung von Dokumenten bieten. In der Darstellung ist für das konkrete Vorhaben insbesondere auf folgende Aspekte einzugehen/zu berücksichtigen:- Vorgaben aus der Verwaltungsvorschrift zur Aktenführung- Beispielhafte Darstellung der vorgesehenen Metadaten, die für den automatisierten Zugriff hinterlegt werden sollen- Nutzung der Technologie der Firma d.velop, insbesondere der Module d.velop documents und d.velop process, um den Aktenplan in die bestehende Infrastruktur der Organisation zu integrieren.- Integration von Künstlicher Intelligenz (KI), z.B. zur automatisierten Texterkennung (OCR) und Dokumentenklassifikation, zur Steigerung der Effizienz und zur Automatisierung von Prozessen.- Berücksichtigung der Erweiterbarkeit des Systems, insbesondere die Möglichkeit, den Aktenplan an zukünftige gesetzliche Anforderungen oder neue Funktionen anzupassen.Dem Auftraggeber kommt es bei der Darstellung insbesondere auf die Klarheit, Funktionalität und Anpassungsfähigkeit des Aktenplans an, der durch den Einsatz moderner Technologie flexibel an die sich ständig ändernden Anforderungen der ambulanten Versorgung in Baden-Württemberg angepasst werden kann.
Ein Nachprüfungsantrag zur Vergabekammer ist unzulässig, soweit mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind (§ 160 Abs. 3 Nr. 4GWB). Erkennt ein Bewerber Verstöße gegen Vergabevorschriften, so hat er diese innerhalb von 10 Tagen nach Kenntniserlangung gegenüber dem Auftraggeber zu rügen. §§ 134 und 160 Abs. 3 GWB bleiben unberührt.
Auskunftsersuchen und Bieterfragen sind ausschließlich über das Bietertool "Kommunikation" auf der Vergabeplattform www.vergabeportal-bw.de einzureichen. Bieterfragen, die nach dem 17.06.2026, eingehen, werden nicht mehr beantwortet. Der Auftraggeber weist darauf hin, dass interessierte Unternehmen im Falle von Bieterfragen und/oder notwendigen Änderungen an den Vergabeunterlagen nur kontaktiert werden können, wenn sie sich unter Angabe einer EMail-Adresse freiwillig bei der Vergabeplattform www.vergabeportal-bw.de registrieren. Soweit eine freiwillige Registrierung nicht erfolgt, können keine zusätzlichen Informationen übermittelt werden. Das Angebot ist mit den in dieser Bekanntmachung geforderten Nachweisen rechtzeitig (vgl. Ziffer 5.1.12), elektronisch mit fortgeschrittener oder qualifizierter Signatur ausschließlich über die Vergabeplattform www.vergabeportal-bw.de einzureichen. Zur Abgabe eines Angebotes sind zwingend die Formblätter zu verwenden, die vom Auftraggeber gestellt werden.