Postdienstleistungen für das Universitätsklinikum Heidelberg und Universitätsklinikum Mannheim
Auftragsgegenstand dieser Ausschreibung ist die Postdienstleistung für das Universitätsklinikum Heidelberg und Universitätsklinikum Mannheim. Sämtliche an Externe zu versendende Post ist hiervon erfasst. Die interne Postverteilung ist hingegen nicht Leistungsbestandteil.Der Begriff "Post" umfasst folgende Produkte:- Standardbrief- Kompaktbrief- Großbrief- Maxibrief- Einschreiben- Ausland (Kilopost)
Der Vertrag beginnt zum 01.01.2026 und endet ohne besondere Kündigung zum 31.12.2027, wenn nicht der Auftraggeber bis zum 30.6.2027 schriftlich die ihm eingeräumte 1. Option zur Verlängerung der Vertragslaufzeit bis zum 31.12.2028 wahrgenommen hat.
Der Vertrag endet ohne besondere Kündigung nach Ablauf der 1. Verlängerungsoption zum 31.12.2028, wenn nicht der Auftraggeber bis zum 30.06.2028 schriftlich die ihm eingeräumte 2. Option zur Verlängerung der Vertragslaufzeit bis zum 31.12.2029 wahrgenommen hat.
Die Vertragslaufzeit endet im Falle der Wahrnehmung der 2. Verlängerungsoption ohne besondere Kündigung zum 31.12.2029.
Poststelle
Universitätsklinikum MannheimPoststelle, Haus 6, Ebene 2, Zimmer 10Theodor-Kutzer-Ufer 1-3 68167 Mannheim
Der Bieter hat für jedes der in Anlage 3 aufgeführten Produkte einen Angebotspreis (gesetzlicher Portopreis je Portogruppe abzüglich Rabatt) für das Universitätsklinikum Heidelberg und das Universitätsklinikum Mannheim einzureichen. Dieser Angebotspreis wird anschließend mit der Gesamtmenge aus dem Durchschnitt der Jahreswerte aus 2023 und 2024 multipliziert. Daraufhin wird die Summe aus den Angebotswerten aller Portogruppen für 1 Jahr über beide Leistungsempfänger gebildet (=Gesamtwert Inland und Ausland).
Der Preis wird im Anschluss mit 50 % bewertet.
Die Punkte im Zuschlagskriterium "Preis" werden ermittelt, indem der Gesamtwert des jeweiligen Bieters ins Verhältnis zum niedrigsten Gesamtwert aller Bieter gesetzt wird:Punktwert Preis = (Niedrigster Gesamtwert Inland und Ausland / Gesamtwert Inland und Ausland des jeweiligen Bieters) * 100 Punkte * 50 % Preisgewichtung
Das Kriterium der Qualität wird in sechs Unterkriterien aufgegliedert:- Geringe Laufzeit 40%- Korrekte Zustellung 15%- Beschädigungsfreiheit 15%- Ungerechtfertigte Rücksendung 15%- Externe Messungen 10%- Mitnahme von Paketen 5%
Der Bieter hat in Anlage 3 zu jedem der o.g. Kriterien anzugeben, welche Quote er erfüllen kann. Entsprechend erhält der Bieter Punkte je Kriterium, die wie o.a. anteilig gewichtet werden. Durch Addition der erreichten, gewichteten Punkte (max. 100) ergibt sich die Gesamtpunktzahl des Bieters für das Kriterium "Qualität".
Die Qualität wird im Anschluss mit 50 % bewertet.
Die Punkte im Zuschlagskriterium "Qualität" werden mit folgender Formel ermittelt:Punktwert Qualität = Punktzahl aus Qualitätskonzept * 50 % Qualitätsgewichtung
Ein Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens ist entsprechend § 160 Abs. 3 GWB unzulässig, soweit 1) der Antragsteller den geltend gemachten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags erkannt und gegenüber dem Auftraggeber nicht innerhalb einer Frist von 10 Kalendertagen gerügt hat; der Ablauf der Frist nach § 134 Absatz 2 bleibt unberührt, 2) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 3) Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, nicht spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden, 4) mehr als 15 Kalendertage nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, vergangen sind. Satz 1 gilt nicht bei einem Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit des Vertrages nach § 135 Absatz 1 Nummer 2. § 134 Absatz 1 Satz 2 bleibt unberührt.
Der Auftraggeber behält sich eine Aufhebung des Vergabeverfahrens gem. der in § 63 Abs. 1 VgV aufgeführten Gründe vor. Für den Fall, dass das Vergabeverfahren aufgehoben wird, ist der Auftraggeber weder zur Zahlung einer Aufwandsentschädigung, noch zur Zahlung von Schadensersatz - soweit rechtlich zulässig - verpflichtet.
Universitätsklinikum Heidelberg, Berliner Straße 10, 69120 Heidelberg
mind. 2 Vertreter des Auftraggebers, Bieter sind nicht zugelassen
Nach Ermessen des Käufers können alle fehlenden Bieterunterlagen nach Fristablauf nachgereicht werden.
Umgang mit Zustellhemmnissen
Der Auftragnehmer stellt die Zustellung der Postsendung bei Umzug des Empfängers sicher. Ebenfalls wird die Zustellung bei außergewöhnlichen Gegebenheiten vor Ort (z. B. innenliegende Briefkästen) zugesichert.
Briefgeheimnis / Datenschutz
Der Schutz der Daten und des Briefgeheimnisses wird durch den Auftragnehmer über die gesamte Transport- und Bearbeitungskette gewährleistet. Mitarbeiter des Auftragnehmers sowie Mitarbeiter von möglichen Subunternehmern sind auf den Datenschutz und das Briefgeheimnis unterwiesen und verpflichtet worden.
Umgang mit Leistungsstörungen
Dem Auftraggeber steht ein Kundenservice zur Verfügung, der zu den üblichen Geschäftszeiten (Montag bis Freitag, jew. 8:00 - 16:00 Uhr) per Telefon und E-Mail erreichbar ist.
Schnittstellenmanagement
Die Qualität der Leistungserbringung wird auch beim Einsatz von Subunternehmen sichergestellt und entsprechende Maßnahmen zur Qualitätsüberwachung ergriffen.
Qualifikation
Mitarbeiter des Auftragnehmers werden in regelmäßigen Abständen geschult.
Es ist ein Nachweis über eine Berufshaftpflichtversicherung mit einer Mindestversicherungssumme von mindestens 5 Mio. Euro pauschal für Personen- und Sachschäden zu erbringen (Einreichung in freier Form).
Folgende Eigenerklärungen:- Angabe Umsatz der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre- Angabe der Anzahl der Mitarbeitenden in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren
Verpflichtungserklärung zum Mindestentgelt:Ich erkläre/Wir erklären, dassmeinen/unseren Beschäftigten (mit Ausnahme der Auszubildenden) bei der Ausführung der Leistung ein Entgeltbezahlt wird, das mindestens den Vorgaben des Mindestlohngesetzes (MiLoG) und der gemäß § 1 Abs. 2 S. 2MiLoG erlassenen Rechtsverordnung entspricht oder mein/unser Unternehmen in einem anderen Mitgliedstaatder EU ansässig ist und die Leistung ausschließlich im EU-Ausland mit dort tätigen Beschäftigten ausgeführtwird.- ich mir/wir uns von einem von mir/uns beauftragten Nachunternehmen oder beauftragten Verleihunternehmeneine Verpflichtungserklärung im vorstehenden Sinne ebenso abgeben lasse/lassen wie für alle weiterenNachunternehmen und Verleihunternehmen der Nachunternehmen und Verleihunternehmen und diese danndem
Alle im Zusammenhang mit diesem Vergabeverfahren erlangten Informationen sind vom Bieter vertraulich zu behandeln. Als vertraulich gelten insbesondere alle Unterlagen, die der Bieter über die Vergabeplattform erhält. Die vertraulichen Informationen dürfen ausschließlich für die Zusammenarbeit mit dem Universitätsklinikum Heidelberg im Zuge des Vergabeverfahrens sowie des ggf. erteiltenAuftrags verwendet werden.